[대통령 보고서] 청와대 비서실의 보고서 작성법

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대통령 보고서

저자

노무현대통령 비서실 지음

출판사

위즈덤하우스 | 2007-07-13 출간

카테고리

자기계발

책소개

청와대비서실의 보고서 혁신! 최초로 공개되는 청와대비서실의 보고...

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■ 칭찬받는 보고서 작성법 6가지

하나, 보고 목적에 적합한가?

‘훌륭한 보고서’는 보고하려는 목적이 무엇인지가 분명하게 드러나야 한다. 보고서의 전체 내용도 보고 목적과 취지에 잘 부합해야 한다. 이렇게 하려면 보고서에서 다루려고 하는 이슈와 주제가 수요자에게 충분히 가치 있는 내용인지를 우선 검토해야 한다.

수요자가 보고서를 읽고 나서 “왜 이런 보고를 한 것일까” “이 보고서의 목적은 무엇인가”라는 의문이 들게 해선 안 된다. 보고받는 사람이 보고하는 사람의 보고 목적과 주제를 공감하고 가치 있는 보고서라고 인정하도록 만들어야 한다. 이를 위해서는 보고서를 구체적으로 써내려가기 전에 보고 목적과 주제에 대해 사전에 충분히 고민하고 토의를 거치는 것이 바람직하다.

 

둘, 보고 내용이 정확한가?

‘훌륭한 보고서’란 신뢰할 수 있는 보고서로, 정확한 내용을 담고 있어 저절로 믿음이 간다. 이런 보고서를 작성하기 위해서는 작성자의 이해관계와 선입견을 배제하고 객관적, 중립적 입장에서 모든 관련 사항을 확인하고 또 확인해야 한다. 원칙적으로 수요자의 정확한 판단에 도움이 되는 것을 취하고, 애매하거나 혼란을 줄 우려가 있으면 확실해질 때까지 배제한다. 특정 부서의 의견만 반영하지 말고 관련된 이해당사자들의 의견을 균형 있게 담아내야 한다.

그러나 현실적으로 어떤 자료나 정보는 어느 정도 부정확하고 모호할 수 있다. 이를 얼마나 파헤치고 분석해서 정확하고 명확하게 만들 것인가가 관건일 것이다. 그래도 어쩔 수 없는 부분이 있다면 이때는 얼마나 사실대로 기술하느냐가 중요하다.

최대한 확인하고 또 확인해서 정확한 내용을 담아 보고해야 훌륭한 보고서라고 할 수 있다. 불분명한 내용을 정확한 것처럼 포장하거나 심지어 거짓되게 작성한 보고서는 수요자의 판단을 흐리게 만들고 결국 작성자도 이에 상응하는 책임을 져야 하므로 유의한다.

 

셋, 보고서를 간결하게 정리했는가?

보고하려는 내용과 취지가 간단, 명료하게 드러난 보고서가 훌륭한 보고서다. 이런 보고서를 작성하기 위해서는 내용이나 구성이 산만하지 않도록 신경써야 한다. 보고서에 너무 많은 내용을 담으려고 욕심을 부려서는 안 된다. 불필요한 미사여구나 수식어 사용은 피해야 한다. 연구논문처럼 장황하게 서술해서도 안 된다. ‘극히’ ‘매우’ 같은 부사의 남용을 자제하고 과장된 표현을 피한다.

그렇다고 단어를 지나치게 압축해서 사용하면 본래의 뜻이 왜곡 될 수도 있다. 조사를 너무 많이 생략해서 시제나 주어를 헷갈리게 해서도 안 된다. 그래서 바람직한 보고서 문체로 ‘서술형 개조식’을 권장하는 것이다. 이는 서술식으로 조사나 부사를 충분히 사용하되 ‘~하였음’ 형태로 문장을 끝맺음 하는 것을 말한다.

짧고 간략하면서도 보고하는 사람이 하고 싶은 얘기나 목적을 충실히 담은 보고서가 훌륭한 보고서다.

 

넷, 보고서를 이해하기 쉽게 썼는가?

-       전문용어나 어려운 한자, 불필요한 외래어 사용 지양

-       논리적으로 비약하지 않고 단계적, 체계적으로 전개

-       필요한 예시나 사례를 제시하고, 그래프나 그림으로 도식화

-       내용을 상세하게 포괄하는 소제목 부여

가장 훌륭한 보고서는 추가 설명을 따로 하지 않아도 이해할 수 있게 작성된 것이다. 즉 수요자의 눈높이에 맞춰 작성된 보고서라고 할 수 있다. 보고서를 읽는 사람이 작성한 사람보다 해당 사안에 대해 더 정통하기는 힘들다. 보고서 작성자는 보고서를 작성하는 과정에서 많은 고민과 다각적인 검토를 하게 되므로 보고 사안에 대해 정통하게 마련이다. 반면에 보고받는 사람은 보고서를 읽고 나서 서로 상반된 가치를 다각도로 고려해 결정을 내려야 하는 경우가 대부분이다. 보고서를 읽는 사람은 어느 한 부서나 특정 분야의 전문가 출신일 수는 있지만, 그 자리에 있을 정도면 이미 관리자다. 보고서는 이런 관리자가 읽고 나서 어떤 판단을 내릴 때 도움이 되는 것이어야 한다.

전문용어나 어려운 한자, 불필요한 외래어 등을 지양하고 꼭 필요할 때는 괄호로 설명을 덧붙이는 것이 좋다. 그러면서도 보고 주제를 충분히 전달할 수 있도록 의미 있는 내용을 포함해야 한다. 보고서 중간에 적절히 예시나 사례를 제시하는 것이 보고서를 생명력 있게 하고, 그래프나 그림은 보고서를 다채롭고 풍성하게 한다.

본문의 소제목을 다 ㄹ때는 본문의 내용을 대표할 수 있느냐 하는 것이 중요하다. 소제목을 ‘현 실태 분석’이라고 하지 말고 ‘청년실업 현 실태 분석 결과, 고학력-고실업 확인’과 같이 본문의 내용을 축약한다. 이처럼 소제목을 뽑는 이유는 보고서 수요자가 제목만 보고 세부 내용을 읽어야 할지 결정할 수 있도록 하기 위해서다. 단순하지만 보고서 작성자들이 쉽게 고치지 못하는 습관 중 하나가 보고서 소제목을 자기 위주로 뽑는 것이다.

보고서를 써본 사람이라면 누구나 공감하는 이야기이지만, 보고서를 어렵게 쓰는 것은 쉽고, 쉽게 쓰는 것이 오히려 어렵다. 보고서를 쉽게 쓰려면 보고서 작성자가 보고내용을 충분히 이해하고 ‘소화’하고 있어야 한다. 보고하는 사람이 이해하지 못한 내용은 보고받는 사람도 이해할 수 없는 법이다.

 

다섯, 완결성을 갖췄는가?

완결성을 갖춘 보고서란 그 보고서 자체만으로 더 이상 추가적인 보고 없이 의사결정을 할 수 있을 정도로 완성도가 높은 보고서를 말한다. 따라서 이를 체크할 수 있는 방법으로 보고서를 작성한 후 최종보고 전에 보고받는 사람의 입장에 서서 의문사항을 체크해 보고, 보고서가 이에 대한 해답을 제시하고 있는지 점검하는 것이다. 동원 가능한 모든 지식과 경험, 다양한 의견을 용광로처럼 녹여내야만 완벽에 가까운 보고서가 탄생한다.

 

여섯, 적절한 시점에 보고했는가?

아무리 가치있는 정보와 좋은 내용이라도 때를 놓치면 훌륭한 보고서라고 할 수 없다. 수요자가 가장 필요로 하는 시점에 보고가 이루어져야 하는 것이다. 시급하지도 않은 사안을 너무 일찍 보고하는 것도 좋지 않지만, 그렇다고 시기를 놓쳐 뒤늦게 보고하는 것은 더욱 좋지 않다.

사안의 성격이나 수요자의 요구와 상황 등을 고려하여 ‘최적의 시점’을 선택해야 한다. 대개 구두로 간략히 보고하고 나서 수요자의 반응을 감안하여 최적의 보고 시기를 선택한다. 다만 행사 계획과 같은 보고서는 행사 전날에 하는 것이 가장 좋다. 내용이 많고 참고자료로 올리는 보고서라면 필요한 시점보다 여유롭게 시간을 두고 올려도 무방하다. 부득이하게 너무 일찍 보고서를 올렸다면 내용을 추가로 보완해 주의를 환기하는 보고를 하는 것이 좋다.

<대통령 보고서>

노무현 대통령비서실 보고서 품질향상 연구팀 지음

위즈덤하우스, 2007